MEU-SOLUTIONS COMPANY LIMITED
Address: 03 Song Thao Street, Ward 2, Tan Binh District, Ho Chi Minh City
Phone: 0866226077
Email: tuyen.tran@meu-solutions.com
Code:
Version:
Dated:
Page:

QUY CÁCH GỬI EMAIL

NỘI DUNG GỬI THEO CHỨC VỤ
LỚP TRƯỞNG
Nội dung gửi:
Đánh giá tổng thể quá trình các nhóm thể hiện
Đánh giá tiến độ của các nhóm
Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhóm
Nêu lên vấn đề của các nhóm đang tồn động
Đề xuất hướng giải quyết
Đánh giá lại hướng giải quyết đề xuất của tuần trước để rút kinh nghiệm
Gửi:
Gửi cho anh Tuyền
Mail CC cho: HR Department, Anh Chị hướng dẫn (nếu có), các Nhóm trưởng trong lớp
NHÓM TRƯỞNG
Nội dung gửi:
Tổng quan về task nhóm trong tuần
Bài học trong tuần của nhóm trưởng
Đánh giá tổng quan từng thành viên trong nhóm
Vấn đề của nhóm và thành viên đang tồn động
Đề xuất hướng cải thiện cho nhóm
Đánh giá lại hướng giải quyết đề xuất của tuần trước để rút kinh nghiệm
Gửi:
Gửi cho anh Tuyền
Mail CC cho: HR Department, Anh Chị hướng dẫn (nếu có), Lớp trưởng (của lớp), các Nhóm trưởng khác trong lớp, thành viên trong nhóm
THÀNH VIÊN
Nội dung gửi:
Tổng quan về task của cá nhân, nhóm
Bài học trong tuần của cá nhân
Đánh giá quá trình tiến bộ của cá nhân so với tuần trước
Vấn đề của cá nhân
Đề xuất hướng cải thiện cho cá nhân
Feedback của cá nhân về Nhóm (có thể tổng quan hoặc từng thành viên nhóm), Nhóm trưởng, Lớp trưởng và Công ty
Gửi:
Gửi cho anh Tuyền
Mail CC cho: HR Department, Anh Chị hướng dẫn (nếu có), Lớp trưởng, Nhóm trưởng (của nhóm), các thành viên trong nhóm
Trang 1
CÚ PHÁP VIẾT EMAIL
QUY ĐỊNH CHUNG:
Viết bằng TIẾNG ANH (ENGLISH)
Chữ viết, bố cục đồng bộ (nên viết ra Google Document trước rồi copy qua sẽ đẹp, chuyên nghiệp và đồng bộ hơn)
Update trên một loop mail xuyên suốt (Bấm "trả lời" hoặc "trả lời tất cả" trên loop mail đã tạo từ bữa đầu tiên)
THỜI GIAN GỬI:
Setup mail gửi vào khoảng thời gian từ 18h - 21h thứ sáu hàng tuần (gửi đồng loạt, bạn nào gửi sau 21h coi như không tính email đó ⇒ trừ điểm đánh giá)
DANH SÁCH CÁC MAIL:
Mail anh Tuyền (Founder of MeU Solutions): tuyentran@meu-solutions.com
Mail HR Department: hr@meu-solutions.com
Những mail cc kèm thêm nếu có (người phụ trách)
ĐỊNH DẠNG EMAIL
Title:
"[Nhóm kiến tập + Tên trường]_[Bộ Phận/Vị trí]_[Chức vụ]_Weekly Update"
Ví dụ:
[Team 05.09_HR_OU]_[Human Resource]_[Leader/Member]_Weekly Update
Nội dung:
/Week …… (ngày/tháng/năm)/
(cập nhật hằng tuần, ví dụ /Week 1 (29/07/2024)/)

Dear Mr. Tran Thanh Tuyen,
……

Task progress:
(chi tiết các phần, nội dung, gắn link tasks, có thể như mẫu tham khảo)
……
……

Key learning:
……
……

Feedback:
……
……

Thanks and Best Regards,
Trang 2
CHỮ KÍ
CHỮ KÍ MẪU
Khiem Nguyen, Assistant Manager, MeU-Solutions
📧 E-mail: khiemnguyen@meu-solutions.com
📧 E-mail: khiemkhiem2509gk@gmail.com
📱 Mobile (VN): (+84) 987662924
💻 Skype: khiemnguyen
💬 Zalo: 098772924
MeU Solutions - Software Centers - https://meu-solutions.com
Office 1: 03 Song Thao, Ward 2, Tan Binh District, HCMC
Office 2: L17-11, 17th Floor, VinCom Center Building, 72 Le Thanh Ton, District 1, HCMC
Tel: +84 28 7109 9879
ĐIỀU KIỆN BẮT BUỘC:
Email phải được gửi đúng thời gian quy định (18h-21h thứ 6)
Sử dụng đúng format tiêu đề và nội dung
CC đầy đủ các bên liên quan theo chức vụ
Viết bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Cập nhật trên cùng một thread email
Luôn sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp
Trang 3
MẪU EMAIL THỰC TẾ - THAM KHẢO
EMAIL THỰC TẾ CỦA THÀNH VIÊN - TUẦN 10
Dưới đây là một ví dụ thực tế về email báo cáo tuần của thành viên thực tập:

/Week 10 (July 22 - 26, 2024)/

Dear Mr. Tran Thanh Tuyen,

I am writing to update you on the progress of my internship as a Full-Stack Developer at MeU Solutions for Week 10 (July 22 - 26, 2024).

During this week, I successfully addressed several tasks, including:
Task Progress:
• [BE] - Create forgot password API: Develop an API that enables users to reset their passwords via email verification. [Link to task]
• [BE] - Create Question Model: Designed a model to store all questions imported into the system, streamlining exam data management. [Link to task]
• [BE] - Create Exam Model: Created a model to store exam details, which is crucial for efficient exam management. [Link to task]
• [BE] - Create Exam System Flow: Complete the development of the Exam System Flow APIs, which include functionalities for managing exams and user interactions. This involves implementing APIs for retrieving all exams, refreshing exams by ID, creating new exams, saving exam templates, deleting exams, and handling exam registration, initiation, and submission. [Link to task]
• Ensure that related requirements are addressed, such as developing the exam implementation page, creating exam templates, and randomizing questions.

Looking ahead to the upcoming week, I have planned to tackle the following issues:
• [BE] - Create Exam System Flow: Complete the randomization of questions for the exam and the randomization of answers for the questions. (Estimated completion date: 29/07/2024).
• Conduct thorough testing of all APIs, deploy the system, and hand it over to testers for quality assurance. Address any issues or bugs identified during testing.
• Collaborate with frontend developers to ensure smooth integration.
• Create APIs related to user management and result statistics.

Key Learning:
• Progress in developing complex APIs for various exam-related functionalities, such as randomization of questions for the exam and the randomization of answers for the questions.
• Gained a deeper understanding of the structural requirements needed for effective data management.

Please find detailed information about my work and achievements in the attached file.

Thank you for your time and consideration. Please feel free to provide any specific areas you would like me to focus on or any feedback you may have.

Best regards,
[Student Name]
Full-Stack Developer Intern
ĐIỂM NỔI BẬT CỦA EMAIL MẪU:
Cấu trúc rõ ràng: Có đầy đủ các phần theo yêu cầu (Task Progress, Key Learning, Future Plans)
Chi tiết cụ thể: Mô tả rõ ràng từng task đã hoàn thành với link tham chiếu
Kế hoạch tương lai: Nêu rõ mục tiêu và thời gian hoàn thành cho tuần tiếp theo
Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Sử dụng tiếng Anh formal, phù hợp với môi trường doanh nghiệp
Đính kèm tài liệu: Có đề cập đến file đính kèm để cung cấp thông tin chi tiết
Lời kết chuyên nghiệp: Mời gọi feedback và thể hiện sự sẵn sàng nhận góp ý
Trang 4